SAI CREARE UN BUSINESS PLAN? LA TUA VITA PARTE DA QUI

Si lo so, mi vergogno spesso anch’io a domandarti questo, dovrebbe essere la caratteristica indispensabile per tutti in tutto il mondo, ma ti assicuro che non lo è.

In ogni corso che tengo od intervento a cui sono invitato a parlare di sales & marketing pongo sempre questa domanda: secondo voi è più importante il fatturato o l’utile in un’azienda? Dalla risposta che ricevo dal gruppo che mi ascolta decido che tipo di corso tenere.

Questa domanda ho iniziato a porla a ragazzi che si sono appena affiancati al mondo lavorativo, per poi interrogarla anche ad adulti con poche esperienze imprenditoriali.

Successivamente ci è capitato di svolgere alcune consulenze ed alla domanda, (vi assicuro che è meno raro di quanto voi pensiate), :- Ci può mostrare il conto economico della sua attività al fine di comprendere come poterla aiutare, perché senza quello è indubbio che sia impossibile poter supportarla. il titolare ha risposto candidamente “ ah ma ce l’ha il mio commercialista a me non serve” oppure “ cosa mi può servire il conto economico? Non l’ho mai creato”.

Purtroppo tutti possediamo dei punti di forza e punti di debolezza ma non possiamo non avere un business plan dettagliato che ci permetta di monitorare i nostri costi aziendali.

Il business plan è fondamentale per diversi motivi; primo, perché se non sai i tuoi costi non potrai mai sapere come muoverti nel mercato, non potrai mai e poi mai creare la strategia migliore e più sensata per te.

Senza Business plan la tua attività andrà completamente a tentativi perché da qui tutto parte; analisi di mercato, studio dei competitor, decisione del prezzo a cui vendere, momentum in cui lanciare determinate proposte e così via.

Il controllo dei costi in una realtà, ancora di più su attività stagionali come può essere spesso quella turistica, è veramente una di quelle fasi da considerare con estrema attenzione, studiandola in modo maniacale.

La creazione del nostro bilancio serve per tutto:

• Per capire ogni anno quanti sono i costi ( cambia tutta la strategia se il totale finale è 20 o 40mila)
• Per comprendere quali sono le spese ed i settori in cui esse lievitano maggiormente ( costa tantissimo tenere aperto quell’agenzia viaggi nel centro commerciale rispetto alle altre)
• Studiare quali sono i servizi che hanno valori di spesa alti e comprenderne il motivo ( come mai il food cost del risotto preparato nel mio ristorante è così alto?)
• Analizzare quali servizi poter demandare a terzi e quali attività continuare a tenere interne ( le pulizie del mio negozio posso delegarle ad una ditta o mi conviene avere 2 persone assunte che le facciano?)
• Scoprire che quel determinato servizio ha un’importante costo d’esecuzione ma grazie a ciò puoi creare altri 2 prodotti che portino solo guadagno senza alcuna spesa (Ad esempio mi costa molto attirare un ospite a dormire da me tramite la pubblicità in tv ma quando è in struttura posso tentare di vendergli la palestra, le cure dimagranti e la cena particolare).
• Permette a noi di studiare la strategia, facendoci capire quant’è il costo di acquisizione cliente e come ottenerlo al meglio ( la promozione all’interno dell’ufficio turistico ha un costo alto ma un beneficio importante per esempio).
• Ci aiuta ad identificare quale servizio posso regalare per attirare l’ospite e cosa cerco di vendere subito dopo ( decido di regalare un massaggio di 10 minuti in centro benessere con l’obiettivo di mostrare la mia struttura termale, affinchè possa tornare a provarci).
• Mi mostra quali sono i servizi su cui ho ottima marginalità e quali invece sono progetti con molti costi e pochi benefici per camprendere se sono indispensabili per altri motivi, ad esempio per la visibilità ed il marketing, o se posso eliminarli (le grandi catene decidono di essere ad esempio a Milano, anche se in perdita, perché per la loro reputazione non possono mancare da quella destinazione).

Vedete quante cose si possono comprendere da un controllo costi fatto come Dio comanda? Una miriade di informazioni.

Solo analizzando il mio business plan finale posso decidere il prezzo di ogni servizio che vorrò vendere ( es. capisco che la spa in una struttura ricettiva ha un costo importante per essere mantenuta molto bene, quindi meglio se la apro anche ad esterni che con il biglietto mi aiutano a mantenerla, passando in questo modo da costo importante a fonte di guadagno)

Infine il business plan è lo strumento che deciderà se mi conviene aprire la mia nuova realtà o meno, se il progetto ha una fattibilità reale, se sta in piedi ( perché non basta nella vita reale il ci credo tantissimo e funzionerà perché sono perseverante).

Se è difficile che i guadagni superino i costi perché il mercato è troppo piccolo o il prezzo del servizio a cui devo rivendere è troppo alto meglio cambiare idea, perché è un fallimento già scritto

Diciamo che il business plan è per noi quello che per gli antichi era l’oracolo, uno strumento da interpellare, ricontrollare ed ancora studiare prima di ogni decisione importante.

Questo assieme ad altri stratagemmi da utilizzare successivamente, chiamate analisi di mercato, ci mostrano se economicamente ha logica affrontare o non affrontare una determinata scelta.

Perché il 60% delle realtà che falliscono lo devono a questo; a non aver creato un preciso business plan.

Non sapendo quanti e quando i soldi dovranno uscire non potranno mai costruire i propri obiettivi a breve, medio e lungo termine raffrontati ai costi reali.

Sicuramente ogni tanto avrete sentito dire da amici:

“ La mia attività sta andando bene, sto lavorando molto ma comunque i soldi non bastano per tenere qualcosa in tasca. Ad oggi arrivo a malapena a pareggio!”

Ecco, questo è un semplice caso in cui sicuramente il tuo amico non si è preparato; prima d’iniziare la sua attività non ha creato il suo business plan serio e preciso, perciò non sa se il prezzo a cui vende è sufficiente per trarne utili od addirittura se il progetto che sta svolgendo è semplicemente troppo costoso per avere guadagni.

Fortunatamente i business Plan ho iniziato a crearli quando avevo già 18 anni, perché nell’organizzazione di eventi i guadagni sono così risicati che per forza sei costretto a scriverli, se sbagli le spese anche di un 10% ti sei mangiato completamente il tuo guadagno e forse ce ne devi aggiungere dal tuo portafoglio.

Quindi il conto delle spese deve essere assolutamente fondamentale, anzi direi quasi portato all’eccesso.

Fatalità l’unica volta in cui siamo andati in perdita è proprio quando non abbiamo creato l’exel costi/possibili guadagni, e purtroppo quest’errore ci è costato molto tempo ed energia

Quindi, come si crea un business plan?

Molto più semplice di quanto si pensi… Non parliamo di creare bilanci da depositare in banca per ricevere prestiti o per entrate in borsa; raccontiamo di un semplicissimo foglio Excel o Word in cui riportare tutti i costi; divisi tra costi fissi e spese variabili.

Se immaginiamo di possedere un’agenzia viaggi, ad esempio, dovrò iniziare a scrivere tutte le spese.

Partendo da quelle fisse ( che ho ogni anno) come:

• Costo dell’ufficio;
• costo del personale ( ed eventuale consulente del lavoro);
• Costo dell’arredamento;
• canone del franchising ( se decido di aderire ad uno di essi);
• Costo del commercialista e vari oneri contabili;
• Costo inps e tasse;
• Spese di assicurazione;
• Spese comunali (Tari e compagnia danzante);
• Canone siae;
• Costo delle insegne e tassa pubblicitaria;
• E chi più ne ha più ne metta;

Continuando con i costi variabili

• Acquisto nuova attrezzatura ( tavoli e sedie);
• Pubblicità dell’agenzia;
• Cancelleria varia;
• Bollette costi medi;
• Costi per la pulizia;
• Costi tecnologici ( si rompe pc o stampante);
• Personale in aggiunta ( ad esempio supporto nei week end);
• Costo per aderire ad alcuni servizi ( macchinetta stampa biglietti per i concerti);
• Pranzi o cene offerte con clienti;
• Benzina per trasferte;
• Corsi di formazione;
• Costo di ogni vendita effettuata ( togliendone il nostro guadagno);
• E Molte molte altre…

Seeee Giacomo… quindi mi stai dicendo d’inserire ogni minima spesa all’interno di questo foglio? Anche l’acquisto del cacciavite per montare le sedie?

Si ti sto dicendo proprio questo. Meglio un conto finale un attimino più salato che un conto sbagliato in difetto.

Pensa che noi inseriamo pure le spese delle marche da bollo di 2 euro ( perché se sono tante fanno mucio, come si dice in dialetto)

Bene, la lungimiranza è tutto quindi ogni anno, dovrò redigere nuovamente questo foglio ed ad ogni spesa improvvisa dovrò modificarlo; confrontando i due diversi fogli ad inizio ed alla fine dell’anno ( per capire se il business iniziale era scritto bene o se era veramente diverso da quello finale).

Quello che alla fine a noi interesserà, più di quanto vogliamo sapere il risultato della nostra squadra del cuore, è proprio quel numerino alla fine, di fianco alla scritta TOTALE.

Quella è la cifra famosa per cui lottiamo tutte le mattine; il numero che noi dobbiamo faticosamente raggiungere per arrivare al famoso break even point!

E perché no, visto che facciamo quest’attività per mangiare, meglio aggiungerci almeno altri 30mila euro che, togliendo le tasse, poi ti permetterà di prenderti quei 17/18mila euro annui circa per vivere.

Questo è un business plan scritto come Dio comanda quindi?

Non ancora, ovviamente manca ancora la colonna delle entrate ipotetiche, dei guadagni possibili.

In primis dovremo comprendere, per ogni vendita effettuata quant’è il nostro utile unitario; quindi considerare solamente quello, lasciando perdere ciò che dobbiamo riconoscere al fornitore del servizio; perché non sono soldi nostri.

Sapendo l’utile dei servizi che noi presupponiamo di rivendere maggiormente iniziamo ad ipotizzare una spesa media che ogni cliente potrebbe lasciare da noi. Roba fattibile vero, non ciò che mi piacerebbe spendesse da me.

Ad esempio una famiglia media potrebbe acquistare da me 3000 euro per quel servizio crociera ed il mio utile è l’8% quindi nostro guadagno finale 240 euro (che scrivo sul mio bel foglietto).

Prendo l’utile di altri 4/5 servizi che penso di vendere maggiormente ( se ho focalizzato bene la mia agenzia su vendere solo crociere ad esempio, so quali sono le 5 realtà più richieste, se non l’ho svolto torno su a leggere il post di Giacomo che mi spiega come fare a focalizzarmi) e ipotizzo una spesa media per una famiglia.

Di questi 6 servizi faccio la media dell’utile; facendo l’esempio se la percentuale minore di un prodotto da me incassata è 6%, la maggiore è 13% e gli altri 4 servizi sono lì in mezzo farò la media. Per capire il guadagno medio. Che ipotizziamo per semplicità sia 300 euro di guadagno per ogni pacchetto medio venduto a famiglia.

Ora non mi resta che fare questo semplice conteggio; prendo la spesa totale annua, facciamo per esempio sia 90000 euro/ anno e la divido per ogni vendita media; ossia 300 euro.

Quindi 90000 ( spesa totale) : 300 (guadagno medio per singola vendita) = 300 (num delle vendite annuali che devo raggiungere per arrivare al mio obiettivo prefissato).

So quindi le vendite che devo raggiungere per ottenere il mio obiettivo minimo, cioè 300 l’anno; quindi in pratica, circa 1 vendita al giorno.( Lo dice anche il motto: una vendita al giorno toglie il direttore di banca di torno)

Ora potrò finalmente decidere se l’attività è fattibile o meno.

Quindi mi porrò una semplice domanda; da cui inizierà ovviamente un analisi di mercato dettagliata su 4 precisi punti.

Il quesito è: sarò in grado di effettuare una vendita al giorno con facilità? Il mercato me lo permette? Secondo me è fattibile con semplicità?

Se secondo me lo è; vai partiamo con l’azienda. Inversamente se pensi sia difficile meglio lasciar stare ed analizzare un altro business.

IL BUSINESS PLAN SERVE PER IMPOSTARE L’OBIETTIVO PRIMARIO.

Diciamocelo tra di noi! Quante realtà all’inizio utilizzano questo strumento in modo così dettagliato? Nella mia esperienza posso dire purtroppo non molte persone; la maggior parte vanno a tentoni sperando nella buona sorte.

Il business plan serve per questo; deve essere modificato e creato sempre, uno specifico per ogni progetto ed annualmente rifatto ( perché le spese ovviamente di anno in anno cambiano).

Quando vi sono spese impreviste importanti dovrò scriverlo e ricalibrare il mio obiettivo di conseguenza.

Senza un business plan non riesco ad impostarmi degli obiettivi a breve, medio e lungo termine. Non riesco a controllare minimamente se il progetto è in passivo od in attivo.

Senza spese non comprenderò nemmeno quanto flusso di cassa posso avere e non capirò tanto e tanto altro.

Insomma come dice Helmar Nahr Il bilancio è la pagella del manager!

Se non si parte da quello si è veramente in difficoltà.

Perché possiamo raccontarci tutto quello che vogliamo che l’attività nostra è bella, utile, ingegnosa ma senza la caratteristica primaria per cui è stata crea, ossia il guadagno, essa rimane un gran bel passatempo.

La bellezza di questo pezzo di carta è che è pieno di numeri ed i numeri non mentono, loro non sono ne simpatici ne antipatici, loro non sono positivi e nemmeno negativi, loro non ci credono tanto, loro non vogliono ferirti.

Sono dei semplici freddi numeri, non hanno sentimenti; e quindi ti dicono semplicemente la fredda verità. Se il tuo progetto fallirà o prospererà!

Che Dio salvi il turismo

Gioiosi Saluti

Giacomo